A ver, cuando se hace algo en grupo lo más importante siempre es la comunicación.
Lo mejor es tener un sistema de chat y uno "persistente" (sí, seguro que hay una palabra más apropiada).
Chat:
Aquí a todo el mundo le gusta el MSN Messenger, no se porqué (a mi no, en realidad solo tengo MSN Messenger por wah). Es una opción. Otra más interesante es el IRC, podeis abrir un canal en un servidor cualquiera y ya está.
Sistema persistente:
Podeis usar simples MPs, pero yo optaría por el clásico email. Si enviais los mensajes a todo el equipo puede serviros para manteneros al día sobre lo que haceis unos y otros, además de poder adjuntar IPS.
Un foro también puede servir, pero puede que sea demasiado.

También es muy importante que todo el grupo sepa que hay que hacer en cada momento, así que podeis tener a alguien que se encargue de organizar.